SGS QMS驗(yàn)廠總卡殼？3招搞定文件記錄快速整改

　　“文件記錄反復(fù)被打回，改到崩潰!” 這是很多企業(yè)迎接 SGS QMS 驗(yàn)廠時(shí)的真實(shí)寫照。去年，東莞某電子廠就因 “檢驗(yàn)報(bào)告數(shù)據(jù)缺失”“不合格品處理無閉環(huán)記錄”，連續(xù)兩次審核不通過。啟航管理咨詢介入后，用三個(gè)直擊要害的方法，助其10天內(nèi)完成整改，順利通關(guān)。今天就把這些實(shí)操經(jīng)驗(yàn)分享給你。

　　一、摸清審核標(biāo)準(zhǔn)：知道查什么，才能改到點(diǎn)上

　　SGS 審核員查文件記錄，主要盯這三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：

　　條款覆蓋完整性：

　　ISO 9001 核心條款必須有對(duì)應(yīng)記錄支撐，比如 7.5 文件化信息、8.5.2 可追溯性、10.2 不合格處理，少一項(xiàng)都不行。

　　邏輯閉環(huán)性：

　　從生產(chǎn)計(jì)劃到檢驗(yàn)報(bào)告，從原材料入庫到成品出庫，各環(huán)節(jié)記錄時(shí)間、編號(hào)、參數(shù)必須前后一致，不能 “自相矛盾”。

　　證據(jù)有效性：

　　記錄上的簽字、日期、數(shù)據(jù)不能隨意補(bǔ)填，要有真實(shí)操作痕跡，比如設(shè)備點(diǎn)檢表需同步關(guān)聯(lián)設(shè)備運(yùn)行日志。

　　二、三步整改法：快速糾錯(cuò)，不留死角

　　建立問題臺(tái)賬：

　　對(duì)照審核發(fā)現(xiàn)項(xiàng)，逐條拆解問題根源。例如 “檢驗(yàn)報(bào)告數(shù)據(jù)不全”，可能是檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)文件未明確檢測(cè)項(xiàng)，也可能是員工操作疏漏，需分類記錄。

　　套用成熟模板：

　　別浪費(fèi)時(shí)間自創(chuàng)文件!啟航整理了《生產(chǎn)記錄模板》《不合格品處理流程表》等標(biāo)準(zhǔn)化工具，直接填入企業(yè)信息即可使用。模板自帶必填項(xiàng)提示，比如生產(chǎn)記錄必須包含：產(chǎn)品批次號(hào)、操作時(shí)間、關(guān)鍵參數(shù)實(shí)測(cè)值、操作人員簽字。

　　交叉核驗(yàn)機(jī)制：

　　整改后由質(zhì)量部、生產(chǎn)部、管理層三方交叉檢查：

　　質(zhì)量部核對(duì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性;

　　生產(chǎn)部確認(rèn)記錄與實(shí)際操作一致;

　　管理層抽查邏輯連貫性，確保無漏洞。

　　三、長效預(yù)防：讓記錄管理不再 “臨時(shí)抱佛腳”

　　培訓(xùn)到崗位：

　　針對(duì)記錄填寫易錯(cuò)點(diǎn)，開展 “15 分鐘班前培訓(xùn)”，用實(shí)際案例演示正確填寫方法，培訓(xùn)后當(dāng)場(chǎng)考核，合格才能上崗。

　　設(shè)置提醒工具：

　　在 ERP 系統(tǒng)中設(shè)置自動(dòng)提醒，比如設(shè)備點(diǎn)檢超時(shí)未填，系統(tǒng)自動(dòng)推送通知到責(zé)任人;檢驗(yàn)報(bào)告未按時(shí)提交，無法進(jìn)行下一道工序。

　　定期自查：

　　每月隨機(jī)抽取 10% 的記錄進(jìn)行內(nèi)部審查，發(fā)現(xiàn)問題立即整改，避免積少成多。

　　總結(jié)

　　SGS QMS 驗(yàn)廠文件記錄整改，關(guān)鍵在于 “精準(zhǔn)對(duì)標(biāo)、快速糾錯(cuò)、長效預(yù)防”。別把精力浪費(fèi)在表面修補(bǔ)，而是從標(biāo)準(zhǔn)要求出發(fā)，用標(biāo)準(zhǔn)化模板和流程化檢查，徹底解決記錄不規(guī)范問題?，F(xiàn)在就對(duì)照這三個(gè)方法自查，下次審核就能胸有成竹。