合并文件不對，EcoVadis白審！3個拒審原因請避開

　　花了倆月填完EcoVadis問卷，信心滿滿提交，結(jié)果第二天就收到拒審?fù)ㄖ?——“合并文件不符合要求”。重新整理又得耽誤一周，客戶那邊催得緊，急得抓耳撓腮卻不知道問題出在哪。這種 “臨門一腳掉鏈子” 的事，不少企業(yè)都遇過。

　　EcoVadis對文件的要求，看著簡單，實則藏著不少細節(jié)雷區(qū)。尤其合并文件，不是把PDF堆在一起就行，這3個致命原因，最容易導(dǎo)致拒審。

　　一、文件 “張冠李戴”，對應(yīng)關(guān)系亂成麻

　　EcoVadis 要求每個問題對應(yīng)的證明文件都要清晰可查，但很多企業(yè)合并時圖省事，把所有文件打包成一個壓縮包，或者隨便按文件名排序，審核員根本找不到哪份文件對應(yīng)哪個問題。

　　正確的做法是 “問題編號 + 文件內(nèi)容” 一一對應(yīng)。比如問卷里 “環(huán)保政策” 是 Q3.2，合并文件里就要明確標注 “Q3.2 - 公司環(huán)境管理辦法.pdf”，后面再附具體內(nèi)容。

　　別用 “相關(guān)文件 1”“補充材料 2” 這種模糊命名，審核員沒功夫猜你的文件對應(yīng)哪題。哪怕文件內(nèi)容相關(guān)，編號對不上，也會被判定為 “無效證明”。

　　二、文件 “缺胳膊少腿”，關(guān)鍵信息被截斷

　　合并文件時，最容易犯的錯是 “為了壓縮大小，擅自刪減內(nèi)容”。比如把長達 50 頁的社會責(zé)任報告只截前 10 頁，或者把帶公章的頁面漏掉，看似省了事，實則直接觸發(fā)拒審。

　　所有文件必須完整。合同要包含甲乙雙方簽字頁，檢測報告要有 CMA 章和結(jié)論頁，政策文件要帶發(fā)文編號和生效日期，缺任何一項都會被認定為 “文件無效”。

　　合并時注意格式兼容。別用太偏門的軟件轉(zhuǎn)換 PDF，導(dǎo)致部分頁面亂碼或圖片模糊，審核員看不清內(nèi)容，自然會打回。

　　三、文件 “新舊混放”，時效性踩紅線

　　EcoVadis 對文件的時效性有明確要求(比如近 1 年內(nèi)的檢測報告、現(xiàn)行有效的制度文件)，但很多企業(yè)合并時把過期文件也塞進去，比如用 2021 年的環(huán)保檢測報告證明 2023 年的合規(guī)性，直接被判定為 “證明無效”。

　　合并前先篩文件：政策類文件看是否在有效期內(nèi)，報告類文件看出具時間是否符合要求(通常是 12 個月內(nèi))，過期的一律剔除。

　　對 “持續(xù)有效” 的文件(如公司章程)，如果有修訂版，一定要放最新版本，別把 2019 版和 2023 版混在一起，讓審核員分不清現(xiàn)行內(nèi)容。

　　啟航管理咨詢表示，合并文件看似是EcoVadis審核的 “小事”，實則是 “敲門磚”—— 文件通不過，后面的問卷答得再好也白搭。避免 “張冠李戴”“缺漏關(guān)鍵信息”“新舊混放” 這三個坑，把文件按 “編號對應(yīng)、完整有效、時效合規(guī)” 的標準整理，就能減少 80% 的拒審風(fēng)險。