員工考勤與加班記錄不符？RBA工時管控流程，工廠照做就過

　　“RBA 審核員翻出考勤記錄，系統(tǒng)打卡顯示 18 點下班，加班審批單卻寫著 20 點，當場開了嚴重不符合項”“工資表的加班費和考勤數據差了 3 小時，員工沒意見，審核卻判定記錄造假”。RBA 對工時管控的核心要求是 “真實、閉環(huán)、可追溯”，每周總工時(含加班)不得超過 60 小時，且加班必須自愿。很多工廠栽在 “補記錄” 上：要么先加班后補申請，要么人工修改打卡數據，看似應付了日常管理，卻躲不過審核員的交叉驗證。要知道，記錄不符不僅過不了認證，還可能引發(fā)勞動糾紛，甚至丟訂單。

　　一、記錄不符的 3 個致命誤區(qū)

　　“先加班后補單，審批成形式”：員工臨時加班沒走申請流程，事后統(tǒng)一補錄，導致打卡時間早于審批時間。RBA 強調加班需事前確認自愿性，補單記錄會被直接判定無效。

　　“人工算工時，數據不同步”：考勤機數據、加班審批表、工資單靠 Excel 手工核對，難免出現誤差。審核時只要抽查 3 個月記錄，誤差率超 0.5% 就會扣分。

　　“異常不標注，模糊混過關”：漏打卡、外勤等特殊情況沒附說明，直接按正常加班記錄。這類 “無佐證記錄” 在 RBA 審核中等于無效證據。

　　二、RBA 工時管控 3 步流程，照做不踩坑

　　(一)事前：加班申請 “系統(tǒng)鎖死”

　　用考勤系統(tǒng)綁定加班審批，員工提交申請時需注明事由、預計時長，主管 12 小時內審批通過，系統(tǒng)才會解鎖對應時段的加班記錄權限。緊急加班需 24 小時內補錄，附項目緊急證明，確保 “無審批不加班”。

　　(二)事中：數據 “自動勾稽”

　　考勤系統(tǒng)實時抓取打卡數據，自動與審批單比對：若實際打卡時長與申請偏差超 15 分鐘，系統(tǒng)觸發(fā)提醒，員工需補充《工時差異說明》，經主管和 HR 雙簽確認。外勤人員必須用定位打卡，關聯出差申請單，避免 “虛報加班”。

　　(三)事后：核對 “三重閉環(huán)”

　　每月 5 日前完成三項核對：考勤系統(tǒng)數據與加班審批單比對、工資表加班費與考勤數據比對、員工簽字確認單與系統(tǒng)記錄比對。所有差異需附《異常處理臺賬》，注明原因及整改措施，留存至少 12 個月。

　　三、2 個避坑提醒

　　緊急加班 “留痕”：訂單激增等特殊情況需超 60 小時工時，要提前向當地勞動部門申請，附獲批文件和員工自愿加班確認書，避免 “超時加班” 硬傷。

　　員工 “簽字確認”：每月工時核對單必須由員工本人簽字，禁止代簽。電子簽需保留操作日志，確保員工對工時記錄無異議。

　　啟航管理咨詢提醒，RBA 工時管控從來不是 “做記錄給審核員看”，而是通過流程規(guī)范平衡生產需求與員工權益。很多工廠不是沒做管控，而是流程斷了鏈。針對 “審批滯后”“數據不同步” 等痛點，啟航可提供定制化方案：梳理適配 RBA 的管控流程，打通考勤與審批系統(tǒng)數據，開展實操培訓，讓工廠從 “被動補記錄” 變 “主動合規(guī)”，認證審核少走彎路。